Ко мне приходят двумя способами. Первый - разовый заказ к дате, второй - компания, которая уже год берёт свечи и диффузоры на постоянку и хочет наконец перестать заказывать по звонку «у нас всё кончилось, нужно срочно». Второй случай встречается чаще, чем кажется: сети салонов, отели, шоурумы, бизнес-центры с ресепшеном. У всех одна и та же боль - нет формулы, по которой считается объём на квартал, и закупка каждый раз собирается заново, обычно в последний момент и втридорога. Ниже разбираю, как я считаю расход для клиентов на регулярной поставке и что учитываю, чтобы партия не кончалась внезапно.
Почему заказ «как в прошлый раз» не работает
Компания без формулы обычно действует так: смотрит на остаток на складе, видит, что скоро ноль, и заказывает столько же, сколько брали в последний раз. Схема ломается на первом же отклонении от нормы: открылась новая точка, вырос поток гостей, сменился сезон продаж. Цифра из прошлого заказа не учитывает ни одно из этих изменений, и партия либо кончается раньше срока, либо оседает на складе мёртвым грузом.
Срочная докупка почти всегда обходится дороже плановой. Малый тираж вне графика производства съедает скидку за объём, а если нужна доставка за неделю, сверху ложится наценка за срочность. Формула расхода нужна ради одной практической вещи: заказывать по графику и держать цену за штуку такой, какая заложена в договоре.
От чего отталкиваться в расчёте
Точку отсчёта беру в точках использования, а бюджет считаю уже от них. Считаю число мест, где стоит свеча или работает диффузор: ресепшен, переговорные, зона ожидания, номера, кабинеты. У каждого места своя частота замены: свеча на ресепшене горит постоянно и меняется раз в две-три недели, диффузор в переговорной, которую используют по записи, живёт месяц-полтора. Дальше умножаю число мест на частоту замены и получаю число единиц в месяц по каждому формату. Про то, как собрать саму линейку под разные помещения сети, я подробно писала в материале про ароматы для сети филиалов - там же логика деления на постоянные и сезонные композиции, которая пригодится и для расчёта объёма.
Пример на ресепшене и переговорной
Возьмём бизнес-центр с одним ресепшеном и четырьмя переговорными. Свеча 200 мл на ресепшене горит 30-40 часов при активном использовании и требует замены каждые три недели, это чуть больше одной штуки в месяц. Четыре переговорные с диффузорами по 100 мл при обычной проходимости расходуют флакон за полтора-два месяца, значит на квартал нужно по два флакона на каждую, итого восемь. За квартал получается три свечи на ресепшен и восемь флаконов на переговорные - цифра, которую можно подставить в заявку поставщику один раз на три месяца вперёд, а не выяснять каждый раз заново.
Сезонность и рост числа точек
Голая формула по частоте замены даёт средний расход, но у большинства компаний год неровный. В сезон высокой посещаемости - предновогодние недели у ритейла, весна у застройщиков - точки используются интенсивнее, и расход растёт на 20-30% сверх среднего. Закладываю этот процент в квартал, где ожидается пик, а не размазываю ровным слоем по всему году: иначе на спокойные месяцы уходит лишний объём, а на пиковые не хватает.
Отдельно считаю точки, которые появятся в горизонте заказа. Если компания планирует открыть вторую переговорную или новый шоурум в течение квартала, объём под неё закладываю в текущую поставку, а не жду, пока точка откроется и потребует экстренной докупки. Это особенно важно для сетей: расчёт под растущее число точек я разбирала подробнее в тексте про ароматы для сети филиалов.
Запас на бой, пересорт и хранение
К расчётному объёму добавляю 5-10% на бой при транспортировке и на пересорт - когда часть партии уходит не на ту точку и остаётся долёживать на складе. Для стекла эта цифра ближе к верхней границе, для диффузоров в пластике или картоне - к нижней. Запас должен где-то лежать до момента использования, а свечи и диффузоры чувствительны к температуре и солнцу: как хранить остаток без потери качества, я подробно писала в материале про хранение свечей и диффузоров на складе.
Как оформить регулярную закупку без пересогласований
Когда объём на квартал посчитан, фиксирую его в приложении к договору с графиком поставки: три партии в год вместо одной большой или помесячные отгрузки под фактический расход - выбор зависит от того, где компании удобнее держать запас, у себя или у меня на складе. Цена за штуку закрепляется на весь срок действия графика, так что скачки сезонного спроса на производстве вас не касаются. Заявку на следующий период я присылаю заранее, до того как заканчивается текущая партия, и клиент просто подтверждает цифру или корректирует её под новые точки.
Если сейчас закупка у вас идёт без формулы и по звонку, посчитать разовый объём и перевести компанию на график поставок можно через форму расчёта: пришлите число точек, формат аромапродукции и текущую частоту заказов, я предложу график на квартал с фиксированной ценой и запасом под сезон.
Источники
- Заказы AT ART DECOR 2023-2025 годов на регулярной поставке: сети салонов, бизнес-центры, отели.
- Собственные замеры времени горения свечей и расхода диффузоров по объёмам на контрольных образцах.
- Данные по отгрузкам и срокам транспортных компаний на плановых и срочных заказах за два сезона.