Самая обидная неудача в корпоративном заказе выглядит так: подарки сделаны хорошо, выглядят отлично, приезжают двадцать четвёртого декабря. Вручение было двадцатого. Расскажу, как считать логистику, чтобы такого не случалось, и что делать, если перевозчик всё же подвёл.
Сколько времени закладывать
Декабрьские сроки заметно отличаются от обычных, и это стоит принять заранее.
Внутри своего города доставка занимает день или два, и здесь запас нужен минимальный. Проблемы начинаются, когда партия едет между регионами.
Транспортная компания по России обычно везёт от трёх до семи дней в спокойный сезон. В декабре к этому добавляется загрузка складов и очереди на выдачу, поэтому реальный срок растягивается, а обещанный в калькуляторе перестаёт быть надёжным.
Отправка отдельными посылками по адресам сотрудников - самая долгая история. Каждая посылка живёт своей жизнью, часть уходит в отделения, часть ждёт получателя, часть возвращается из-за неверного адреса. На такую рассылку по стране закладывайте от двух недель.
Практическое правило: держите неделю запаса между плановым приездом партии и датой вручения. В декабре эта неделя используется почти всегда.
Как упаковать хрупкое
Свечи в стекле и диффузоры едут плохо, если об этом не позаботиться.
Каждое изделие должно быть зафиксировано внутри своей коробки. Предмет, который болтается, разбивается о собственную упаковку, даже когда перевозчик всё делает аккуратно. Помогают ложемент, картонная вставка или плотный наполнитель.
Транспортная коробка нужна отдельно от подарочной. Подарочная коробка красивая, но тонкая, и приезжает мятой. Вложение её в транспортный короб с прокладкой между рядами решает вопрос.
Диффузоры требуют внимания к пробке и жидкости. Флакон стоит везти в вертикальном положении и с дополнительной герметизацией, иначе протечка испортит и подарок, и соседние в коробе.
Маркировка «хрупкое» помогает умеренно, но лишней не бывает. Гораздо больше даёт правильная внутренняя набивка.
Отдельно про палеты: при партии от нескольких сотен наборов дешевле и безопаснее отправлять их палетой, чем россыпью коробок. Палета едет как единое место и меньше страдает на перегрузках.
Как выбрать способ отправки
Выбор зависит от того, где находятся получатели.
Когда все сидят в одном офисе, задача простая: одна отправка на адрес компании, дальше внутренняя раздача. Это самый дешёвый и предсказуемый вариант.
Когда офисов несколько, отправляйте партиями на каждый адрес. Ответственный человек в каждом офисе избавляет вас от сотни индивидуальных отслеживаний.
Когда команда распределённая, приходится делать индивидуальную рассылку. Здесь заранее собирайте адреса и телефоны, потому что именно неполные данные срывают сроки чаще, чем перевозчики. Про особенности такой рассылки есть отдельный разбор про подарки удалённым сотрудникам.
Как считается стоимость доставки
Цена перевозки складывается из нескольких величин, и знание их помогает не удивляться счёту.
Основа расчёта - объёмный вес. Подарочные наборы лёгкие, но занимают много места, поэтому перевозчик считает не килограммы, а объём, переведённый в условный вес. Партия из трёхсот наборов почти всегда тарифицируется по объёму.
Дальше добавляются услуги: забор груза со склада отправителя, доставка до двери получателя, страхование, упаковка силами перевозчика. Каждая из них разумна по отдельности, вместе они заметно поднимают сумму.
Отдельная строка - хрупкость. Многие транспортные компании требуют жёсткую упаковку для стекла и берут за неё дополнительно либо снимают с себя ответственность за бой без неё.
Практический совет: считайте доставку одновременно с подарком, а не после. Разница между отправкой в один офис и рассылкой по ста адресам может оказаться сопоставимой со стоимостью самих подарков, и лучше узнать об этом на этапе сметы. Как это встроить в общий бюджет, разобрано в статье про бюджет на новогодние подарки.
Что делать при задержке
Задержки случаются, и паника здесь помогает мало.
Первым делом узнайте фактическое местонахождение груза и реальный прогноз, а не первоначальный срок. Перевозчики обычно дают эту информацию по номеру накладной.
Если груз явно не успевает, есть два рабочих хода. Первый - перенести формат вручения: вручить открытку или сертификат в срок, а подарок отдать при получении. Второй - разделить партию: часть, которая уже в городе, идёт на вручение, остальное догоняет.
При регулярных заказах полезно иметь запасной сценарий заранее. Когда все понимают, что делать при опоздании груза, ситуация перестаёт быть авралом.
Что стоит проверить до отправки
Перед тем как партия уедет, потратьте час на три вещи.
Сверьте количество и комплектность по спецификации. Пересорт проще исправить до отправки, чем после.
Проверьте адреса и контактные телефоны получателей. Один неверный индекс стоит недели.
Сфотографируйте упакованную партию. Снимки пригодятся, если придётся обсуждать повреждения с перевозчиком.
Как встроить логистику в общий календарь заказа, разобрано в материале про сроки к Новому году.
Источники
- Практика отправки корпоративных партий AT ART DECOR по РФ за 2024-2025 годы: сроки, повреждения, возвраты.
- Наблюдения по срокам транспортных компаний в декабре по данным открытых калькуляторов перевозчиков.
Назовите города получателей и дату вручения, и я посчитаю заказ вместе с доставкой.