Ко мне периодически приходит заказ с формулировкой «нужно отблагодарить подрядчика», и дальше заказчик зависает: подрядчик не сотрудник и не клиент, и непонятно, какой подарок тут уместен и на какую сумму. Расскажу, по какому поводу дарить подрядчикам и поставщикам, как оценить уровень подарка и почему в этой категории проще перестараться, чем недодать.
Разбираю новые заказы на подарки для бизнеса каждую неделю: составы, форматы, ошибки в оформлении. Подпишитесь, чтобы не пропустить.
Чем эта категория отличается от подарка партнёру
Партнёр или дилер продаёт ваш продукт дальше, и подарок там работает на лояльность в канале продаж: об этом подробно писала в материале про подарки дилерам и партнёрам. Подрядчик и поставщик работают на вас: строят объект, поставляют материалы, оказывают услугу. Отношения строятся вокруг качества и сроков конкретной работы, а не вокруг будущих продаж через эту компанию.
Отсюда и смысл подарка: благодарность за уже сделанную работу и намёк на желание продолжить сотрудничество, а не общий жест вежливости к празднику.
По какому поводу дарить
Повод здесь конкретнее, чем «просто на Новый год». Чаще подарок уместен при закрытии крупного объекта или этапа работ, при продлении контракта на новый сезон и в конце года - тем поставщикам, с кем компания отработала весь год без сбоев по срокам и качеству.
Если сотрудничество разовое и уже закрылось, подарок можно приложить прямо к финальным документам. Такой жест читается как точка в проекте, а его дата привязана к результату, а не к календарю праздников.
Почему тут легко перестараться
У части подрядчиков, особенно у крупных компаний и структур, связанных с госзаказом, есть внутренняя политика по подаркам от контрагентов: лимит по сумме, часто в диапазоне трёх-пяти тысяч рублей на человека, и прямой запрет принимать что-либо в период проведения тендера или конкурса. Дорогой подарок именно в этот момент воспринимают как попытку повлиять на решение, и сотруднику придётся сдавать его в комплаенс или возвращать отправителю.
Перед заказом на конкретную компанию уточните у контактного лица, действует ли у них подобное правило. Если ответ «да, лимит есть», ориентируйтесь на названную сумму буквально: превышение здесь ставит получателя в неловкое положение, а вовсе не добавляет вам солидности.
Какой уровень выбрать без формального лимита
Если ограничений нет, масштаб подарка стоит привязывать к объёму контракта и длительности отношений, а не к желанию выглядеть щедро. Субподрядчику, который закрыл один этап работ, хватит компактного набора: свеча и открытка с конкретными словами благодарности за объект. Генподрядчику или поставщику, который вёл компанию весь год, подойдёт более полный комплект - свеча, диффузор и предметный аксессуар вроде подноса или органайзера, оформленные сдержанно.
Разницу в уровне удобно закрывать линейкой из одной коллекции: младшая позиция для массовых подрядчиков, старшая - для двух-трёх ключевых. Такой подход экономит время на согласовании и сохраняет ощущение системности у получателей, если они сравнят подарки между собой.
Как оформить сам подарок
Логотип на этом подарке лучше оставить деталью на бирке, крупная печать на коробке тут неуместна: подарок подрядчику не рекламный материал, его никто не будет выставлять в шоуруме или дарить дальше клиентам. Куда важнее текст на бирке: короткая фраза с названием объекта или проекта превращает стандартный набор в персональный жест. Конкретные формулировки для разных ситуаций разбирала в статье про бирку подарка.
Как оформить документы, если подарков несколько
Если подрядчиков и поставщиков в списке десять и уровня в наборе три, разумно оформить это одним заказом с разбивкой по позициям, а не отдельными покупками у разных мест. Бухгалтерии для представительских расходов нужен акт с перечнем, кому и по какому поводу передан подарок, и такой перечень проще собрать сразу при заказе, чем восстанавливать по памяти в конце квартала. Что именно просить у поставщика подарков для закрывающих документов, подробно писала в материале про документы при заказе корпоративных подарков.
Подрядчику и поставщику подарок нужен реже, чем клиенту, но промах здесь заметнее для обеих сторон: щедрый жест в разгар тендера читается как давление, а формальная мелочь в конце удачного года выглядит равнодушно. Если сомневаетесь в уровне для конкретной компании, через форму на сайте можно рассчитать подарок под ваш бюджет и сразу обсудить лимиты получателя, если они у него есть.
Источники
- Федеральный закон от 25.12.2008 №273-ФЗ «О противодействии коррупции» - ограничения на подарки для отдельных категорий получателей
- Типовые антикоррупционные политики и кодексы деловой этики российских компаний - требования комплаенса к подаркам от контрагентов
- Материалы о деловом этикете подарков партнёрам и подрядчикам - деловые издания РБК и Forbes